Заявление работника о переводе на дистанционную работу

Заявление работника о переводе на дистанционную работу

Дата публикации 18.03.2020

Организация в связи с угрозой распространения коронавируса приняла решение перевести сотрудников на удаленный режим работы на период карантина. Как это сделать, какие документы оформить, нужно ли вносить изменения в трудовые договоры с работниками?

Если вы решили перевести офисных сотрудников на удаленный режим работы, то к трудовым договорам с ними необходимо заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе.

Дистанционная работа – это выполнение работником должностных обязанностей вне места нахождения работодателя. Важной характеристикой такой работы является то, что всё взаимодействие происходит через интернет. Кроме того, при дистанционной работе сотрудник не занимается производством какой-либо продукции (в отличие от надомной).

Если с сотрудником заключен обычный трудовой договор, то к нему необходимо подписать дополнительное соглашение о признании работы дистанционной на определенный период. Этот период может быть обозначен либо конкретным сроком, либо событием, которое должно произойти, например «до нормализации эпидемиологической обстановки в городе (регионе или стране)».

При этом обращаем внимание, что сроки действия условия о дистанционной работе могут определяться решениями исполнительной власти регионального или местного уровня. Так, в городе Москве принят указ мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ «О введении режима повышенной готовности». На период действия этого акта можно заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе.

При переходе на дистанционную работу работодателю потребуется после заключения дополнительного соглашения издать соответствующий приказ.

С этим выводом согласился и Минтруд России в письме от 14.05.2019 № 14-2/ООГ-3389.

ТК РФ не запрещает сотруднику обратиться к работодателю с просьбой о переводе на дистанционную работу. После подачи такого заявления стороны могут заключить дополнительное соглашение о дистанционно работе.

Работодатель не обязан обеспечивать работника на удаленной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации, но может это сделать. А вот возмещать сотруднику расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей, работодатель должен. Прежде всего, к таким расходам относятся расходы на связь и интернет. Порядок возмещения этих расходов лучше всего закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору.

При переводе сотрудников на дистанционную работу необходимо обеспечить безопасность всех данных организации, в том числе составляющих коммерческую тайну. Поэтому также рекомендуем изменить положения локальных нормативных актов о коммерческой тайне, персональных данных, доступа к внутренним базам данных и аналогичным внутренним ресурсам. Если сотрудникам будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи- идентификаторы, то желательно составить правила работы со средствами индивидуальной идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам. Если ранее этих правил не было, то с ними необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись.

Законодательство не устанавливает правил отчета для дистанционных работников о проделанной работе. Однако работодатель может определить порядок, форму и периодичность такого отчета. Условия об этом можно установить в положении о дистанционной работе или ином локальном нормативном акте, а также включить в дополнительное соглашение к трудовому договору. Аналогичным образом необходимо установить порядок взаимодействия работника и работодателя при постановке задач и их выполнении.

В отношении табеля учета рабочего времени отметим следующее. Трудовое законодательство не содержит особенностей заполнения табеля на дистанционного работника. В связи с этим рекомендуется заполнять табель учета рабочего времени следующим образом. В будние дни проставляется отметка о присутствии («Я» или числовое обозначение «01»). Выходные и нерабочие праздничные дни отмечаются «В» или числовым обозначением «26».

Как написать заявление о переходе на дистанционную работу (удалёнку): образец

Как оформить перевод на дистанционную работу

Многие работодатели и перевели бы своих сотрудников на дистанционную работу, но не всегда понимают, как это оформить и выполнить технически. Например, многие даже не слышали о возможности подключиться из дома к рабочему компьютеру с помощью программ наподобие TeamViewer.

Также усложняет положение то, что действующие нормы трудового права пока не дают сделать однозначные выводы относительно легитимной процедуры перевода на удаленку. В Трудовом кодексе встречаются нормы, регламентирующие отдельные вопросы трудовых отношений в условиях наступления чрезвычайных обстоятельств, которые мешают нормальной работе. Но при этом нет указаний на возможность совмещения работы по основному договору с дистанционной работой.

Кроме того, ни у одной категории работников нет приоритета на перевод на удаленную работу – ни у беременных, ни у многодетных, ни у одиноких родителей. Все оказались равны перед коронавирусом.

Как оформить переход на дистанционную работу, законом пока не урегулировано. Мы предлагаем оформить это следующим образом:

1. Подготовить приказ о том, что работодатель дает возможность работникам трудиться из дома.
2. Подготовить и подписать дополнительные соглашения с работниками о переходе на дистанционный режим работы.

В доп. соглашении надо прописать все ключевые моменты работы. Не забывайте, что все работники-дистанционщики должны выполнять свои должностные обязанности. Также при дистанционной работе продолжают действовать правила внутреннего трудового распорядка, в соответствии с которыми (если иное не установлено трудовым договором) рабочий день начинается в определенное время (например, 9:00) и заканчивается в определенное время (например, в 18:00).

Что ставим в табеле

С 30 марта 2020 года перевод можно оформить электронно, а на бумаге документы подписать позже – после снятия ограничений. Это закреплено в ст. 72 ТК РФ, а также разъяснено в письме Минтруда от 27.03.2020 № 14-4/10/П-2741 и в разъяснениях Минтруда, размещенных на сайте https://rosmintrud.ru.

Табель на сотрудников, переведенных на дистанционный режим работы, ведите как обычно. То есть дни, когда работник трудится удаленно (дома и т. п.), отмечайте «Я» или кодом «01». Если же используете свои обозначения, то применяйте их.

Заявление о переводе на дистанционную работу

Официальной формы заявления о переводе на дистанционную работу нет. Работники пишут ее произвольно. Кроме того, ТК РФ не обязывает писать такое заявление. Однако данный документ поможет понять, кто готов и согласен работать удаленно, а кто нет. Да, найдутся такие работники, кто захочет работать в офисе, т. к. дома их ждут различные бытовые проблемы.

С нашего сайта далее можно бесплатно скачать образец 2020 формы заявления на дистанционную (удалённую) работу :

Если работник написал такое заявление и тем самым согласился на переход на дистанционную работу, то оклад вы ему не уменьшаете. Запись в трудовой книжке делать тоже не нужно.

У удалёнщиков объем работы и график не меняются. Кроме того, удаленное рабочее место не считается открытием обособленного подразделения, поэтому ставить его на налоговый учет не нужно. Об этом четко прописано в письме Минфина от 01.12.2014 № 03-04-06/61300.

Взносы в ПФР и НДФЛ с выплат сотруднику, работающему удаленно, платят как обычно.

После предоставления работником заявления на дистанционную работу подготовьте соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору.

Итоги

В условиях введения во многих регионах РФ режима повышенной готовности многие работодатели переводят своих сотрудников на удаленный режим работы. Переход на дистанционную работу не обязывает работника писать отдельное заявление об этом. Но может быть полезно об этом попросить для понимания готовности коллектива к переходу.

Официально установленных форм заявления на дистанционную работу (образца) и дополнительного соглашения об удаленке нет. При их оформлении следует исходить из деловой и кадровой практики.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Пример заявления на дистанционную работу в связи с коронавирусом — правила написания для перевода

В период эпидемии коронавируса работник может сам попросить работодателя перевести его на дистанционную работу из дома с помощью своего заявления, возможен перевод на удаленку по инициативе руководителя с получением письменного согласия от сотрудника.

По факту достигнутого устного соглашения о введении временно удаленного режима труда составляется приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору — это обязательные документы, которые должны быть оформлены для перехода на удаленку.

Нужно ли писать заявление о дистанционной работе в связи с коронавирусом?

С помощью заявление сотрудник может обратиться к руководству с любой просьбой. В качестве таковой может выступать и желание работать из дома в тяжелых эпидемиологических условиях распространения коронавируса.

В связи с вирусом COVID-19 Путин объявил нерабочие дни до 30 апреля 2020 года с возможным продлением этого срока в зависимости от обстоятельств. Многих организациям пришлось приостановить деятельность и закрыться. Сохранить занятость и рабочий процесс работодателям можно с помощью перевода персонала на дистанционный режим, именно этот способ организации рабочего процесса рекомендует Минтруд.

Если директор не предлагает перейти на удаленку, то работник вправе сам заявить о своем желании работать удаленно из дома в период угрозы коронавируса.

Свою просьбу рекомендуется изложить письменно с помощью заявления. Вопрос о переводе решается по согласованию, нет норм в трудовом законодательстве, обязующих стороны в одностороннем порядке переходить на дистанционную работу.

Написав заявление и подав его работодателю, работник может рассчитывать на то, что его просьба будет рассмотрена работодателем. Со стороны директора в целях безопасности разумно организовать для заявителя условия труда для работы из дома — если такое возможно для должности сотрудника.

Таким образом, если человек понимает, что может работать с не меньшей эффективностью из дома, а работодатель не предлагает перейти на дистанционный режим, то рекомендуется самостоятельно внести такое предложение в форме заявления. Образец написания текста представлен ниже для бесплатного скачивания.

Когда требуется согласие работника на удаленку?

Согласие на удаленный режим работник пишет в случае, когда получает письменное предложение о переводе от начальства. Если уведомление руководитель направляем в письменном виде, то и согласие свое сотруднику также нужно подготовить на бумаге.

В тексте он вправе согласиться с предложением удаленного труда или отказаться, обосновав свою точку зрения.

На самом деле, согласие работника — это не обязательный документ. Стороны на словах могут договориться об организации дистанционного режима труда, после чего подписать двустороннее дополнительное соглашение о новом рабочем месте и изменившихся условий труда.

Приказа от руководителя и доп. соглашения будет достаточно для переводе человека на удалёнку.

Если работодатель требует написать ответ на предложение о перехода на режим труда дистанционно, то сотруднику следует это сделать. Документ не сложный, пишется за 5 минут, образец оформления предлагаем скачать ниже.

Как оформить для перевода на удаленный режим?

Если работник хочет работать удаленно из дома в целях безопасности в период эпидемии по коронавирусу, то следует написать заявление такого содержания:

• вверху указать ФИО и должность руководителя, название организации;
• написать свои ФИО и должность;
• обозначить по центру название и заголовок документа;
• высказать просьбу о переводе на дистанционную работу в связи с распространением коронавируса и нависшей угрозой заражения, при этом указывается на факт сохранения всех обязанностей согласно должностной инструкции и сохранении заработной платы в прежнем объеме (при условии выполнения того же объема работы);
• желаемые сроки удаленного труда, возможно указать общую фразу — до режима повседневной деятельности в России (нормализации эпидемиологической обстановки в стране);
• подпись и дата составления.

Если работник пишет согласие на перевод в ответ на полученное уведомление от начальства, то в тексте следует указать свое решение — согласие или отказ от дистанционной работы.

Составленный документ подписывается лично и передается руководству. При принятии решения об удаленном режиме не достаточно обговорить это на словах. Работнику нужно лично убедиться в том, что он действительно переведен, и это закреплено в документах согласно ТК РФ.

Скачать образец

Пример заявления о переводе на дистанционную работу в связи с коронавирусом — скачать.

Образец согласия на удаленный режим на период эпидемии — скачать.

Полезное видео

О том, как все оформить в период коронавируса и объявленного карантина, смотрите в видео:

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Образец приказа о переводе на дистанционную работу

Работа дистанционно — оформление по ТК РФ

Дистанционная (удаленная) работа дает работнику возможность осуществлять свой труд без привязки к определенному рабочему месту, хотя по всем иным параметрам он так же, как и обычный работник, подчиняется требованиям трудового законодательства (ст. 312.1 ТК РФ). Особый характер труда обусловливает ряд особенностей этой работы (гл. 49.1 ТК РФ):

• она не требует постоянного присутствия работника на территории, находящейся под контролем работодателя, и позволяет работнику самостоятельно устанавливать приемлемый для него режим труда и отдыха, если иное не предусмотрено в трудовом договоре;
• перечень обязанностей работодателя в части охраны труда суживается до нескольких вопросов (санитарно-бытового обслуживания, медицинского обеспечения, обязательного социального страхования от несчастных случаев, ознакомления работника с требованиями охраны труда);
• выполнение работы может осуществляться средствами труда (оборудованием, компьютерными программами), рекомендованными работодателем и принадлежащими либо работнику, либо работодателю;
• передача результатов труда может происходить посредством электронных средств связи;
• для осуществления электронного взаимодействия возможно оформление для работника усиленной квалифицированной электронной подписи, позволяющей ему формировать юридически значимые электронные документы;
• все особые условия, имеющие отношение к обеспечению трудового процесса, охране труда, предоставлению отпусков, увольнению, оговариваются в трудовом соглашении.

В период пандемии коронавируса многие сотрудники временно переведены на дистанционную работу. Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок заполнения приказа на удаленную работу:

Если у вас еще нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ и бесплатно переходите к готовому решению.

Переход к удаленной работе осуществляется по взаимному согласию между работником и работодателем и может быть как временным, так и постоянным. Причем работника можно сразу принять на такую работу, а можно перевести на нее, получив соответствующее заявление сотрудника. Однако в любом случае потребуется отразить факт подобной работы в трудовом договоре (если работника сразу берут на такую работу) или в дополнительном соглашении к нему (если происходит перевод).

Заключение соглашения о дистанционной работе может осуществляться путем электронной переписки, но непосредственно за ним должен обязательно последовать обмен бумажными экземплярами договора (дополнительного соглашения) через обычную почту. А вот процедуру ознакомления работника с приказом о приеме (переводе) на удаленную работу достаточно совершить через электронный обмен документами (ст. 68, 312.2 ТК РФ).

Образец трудового договора с дистанционщиком вы найдете здесь.

По согласию между работником и работодателем допускается невнесение сведений о периоде дистанционной работы в трудовую книжку. Трудовой стаж в этом случае будет подтверждать трудовой договор с записями, свидетельствующими о характере работы.

Но если вам требуется внести запись в трудовую дистанционщика, получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс, переходите в Путеводитель по кадрам и смотрите разъяснения экспертов и образец.

О значении и порядке определения трудового стажа читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать».

Как оформить приказ о переводе на дистанционный труд

Перевод на удаленную работу может происходить в двух вариантах:

1. Когда меняется только сам характер привязки к месту нахождения работодателя, а все остальные параметры работы (должность, показатели квалификации, уровень оплаты труда, привязка к структурному подразделению) остаются теми же, что и до перевода.
2. Когда изменение характера привязки к месту нахождения работодателя совпадает с переводом:

• в иное структурное подразделение;
• на другую должность или в другую квалификационную категорию;
• на другой оклад или тарифную ставку.

Для 1-го варианта достаточным будет создание единственного приказа произвольной формы, содержащего:

• указание на суть вносимого изменения;
• дату начала действия этого изменения;
• перечень документов, послуживших основаниями для издания приказа.

Образец такого приказа можно увидеть на нашем сайте.

При 2-м варианте можно пойти двумя путями, оформив:

1. Два приказа с одной датой:

• о переводе работника на другую работу по унифицированной форме Т-5;
• о переводе на дистанционный труд в произвольной форме;

1. Один приказ на бланке, имеющем в основе унифицированную форму Т-5, но доработанную путем дополнения ее полем, отводимым для указания характера привязки к месту нахождения работодателя.

О нюансах налогообложения выплат дистанционным работникам вы можете узнать из готового решения от «КонсультантПлюс», получив бесплатно пробный доступ к системе.

Итоги

Действующее законодательство допускает возможность осуществления работы дистанционно (без привязки к рабочим местам, созданным работодателем). Такая работа подчиняется требованиям ТК РФ, но имеет ряд особенностей, обусловленных удаленным характером труда. Перевод на дистанционный труд осуществляется по согласованию между работником и работодателем путем отражения условий достигнутого соглашения в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Приказ о переводе на удаленную работу оформляется в произвольной форме.

Как перевести сотрудников на удаленную работу? Советы и образцы документов

Данная статья будет полезной как работодателям, так и работникам. Вы найдете пошаговый алгоритм перевода на удаленную работу, образцы заявлений, дополнительных соглашений и приказов. Разбор нюансов законодательства, которые нужно учитывать при переходе на удаленку.

Сотрудники найдут информацию о своих правах. Что им обязаны предоставить, а что – нет, должны ли сохранять зарплату или ее могут снизить. Что делать, если вы не согласны трудиться из дома, и многое другое.

Содержание статьи:

Кого можно переводить на удаленную работу?

Представителей далеко не всех профессий можно «удалить». Но глобальный «исход из офиса» уже начался в проектировании, продажах, финансах, дизайне, журналистике, программировании, дополнительном образовании, управлении логистикой и других сферах. Если 3/4 функционала сотрудника не требуют его физического присутствия, можно думать о новых форматах работы.

Перевод сотрудников на удаленку нужно сделать рационально и законно.

Прежде всего, необходимо отличать три ситуации:

• Фриланс (свободное предложение специалистом своих услуг на рынке многим заказчикам). Как правило, не оформляется трудовым договором. Оказываются разовые услуги. Можно использовать форматы гражданско-правового договора (ГПХ), ИП или самозанятости.
• Полностью удаленный сотрудник, изначально не берущий на себя обязательств находиться на территории работодателя (их труд регулируется Статьей 312 ТК РФ).

Временный или частичный перевод на удаленную работу ранее нанятых сотрудников.

Временный перевод пока не регулируется законом, что создает почву для взаимного недоверия работника и работодателя. Но в свете актуальных событий марта 2020 года депутаты ускорили рассмотрение поправок в ТК. Предполагается введение понятий «режим неполной дистанционной занятости» и «временная удаленная работа». Безусловно, для таких вариантов время уже пришло!

В первом случае подразумевается гибкое сочетание «очной» и «заочной» занятости в формате, устраивающем работника и работодателя. Допустим, ценный для компании специалист переезжает жить в пригород. Для него может быть установлен режим 4 дня удаленка + 1 в офисе (или любой другой вариант, устраивающий обе стороны трудовых отношений).

Во втором случае предусмотрен временный перевод сотрудников на удаленную работу, если этого требуют какие-либо обстоятельства (от эпидемии до покраски стен).

Пока изменения в трудовой кодекс не внесли, работодатель может опираться на положения Статьи 312, а дополнительно учитывать Рекомендации Роструда в форме вопросов и ответов от 23 марта 2020 года как прецедент в условиях подготовки законодательного закрепления норм https://rosmintrud.ru.

Нужно ли согласие работника для перевода на удаленную работу?

Безусловно, переход на удаленную работу возможен только при наличии добровольного информированного согласия сотрудника:

Если изначально с работником заключается трудовой договор на основе Статьи 312 ТК РФ, то в нем указывается, что трудовые функции будут выполняться дистанционно, то есть вне места нахождения фирмы, а взаимодействие с работодателем – осуществляться посредством телекоммуникационных сетей. Подробнее о приеме на работу дистанционных сотрудников написано в этой статье.

Если сотрудник переводится на удаленку временно или частично, нужно его письменное заявление об этом.

Принуждать официально нанятого для «очного» труда человека изменить место выполнения трудовой функции чревато. Это может трактоваться как ухудшение условий трудового договора. В случае жалоб сотрудников суд и трудовая инспекция встанут на сторону работника.

Также нельзя уменьшать оплату труда сотруднику на удаленке по сравнению с тем, что написано в ТД и/или положении об оплате труда.

Как правильно оформить перевод на удаленную работу?

Если возникло желание или необходимость перевести на дистанционную работу сотрудника, с которым уже заключен договор на общих началах, то необходимо придерживаться следующего алгоритма:

1. Получить личное заявление сотрудника о том, что он хочет изменить условия труда, при этом указать – с какой даты произойдет переход, зарегистрировать документ, наложить резолюцию.
2. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору от этой даты.
3. Положения доп. соглашения обсуждаются и подписываются с работником. Ему выдается его экземпляр документа. Если в организации есть профсоюз или иной коллективный орган, то изменения согласовываются с ним.
4. Издать приказ об изменении условий работы.
5. С работником проводится новый инструктаж по ОТ и ТБ, о чем делается запись в книге инструктажей.
6. Работнику на руки выдается инструкция по технике безопасности при использовании средств выполнения его трудовых функций.
7. Если должность не изменилась – в трудовой книжке отображать переход на удаленный труд не нужно.
8. При передаче сотруднику какого-нибудь оборудования для выполнения трудовых функций с ним может быть заключен договор индивидуальной материальной ответственности. Но можно ограничиться актом приема-передачи.
9. Если нужно – сотруднику выдается под подпись инструкция об использовании средств защиты информации и сохранении конфиденциальных сведений.

Табеля и графики на сотрудников продолжают заполнять без изменений.

Можно ли перевести сотрудника на удаленную работу временно?

Хотя такой нормы в ТК сейчас еще нет, но ничего и не противоречит возможности использовать удаленку временно. Для этого нужно осуществить следующие шаги:

Провести собрание коллектива, на котором разъяснить причину перехода на дистанционную работу и порядок взаимодействий в этом режиме.

Собрать заявления согласных с переводом.

Далее все пункты будут совпадать с указанными в предыдущем разделе статьи. Отличием дополнительного соглашения и приказа при этом будет только указание, что на удаленную работу сотрудник переводится не навсегда, а на некий промежуток времени, то есть временно.

Можно указать вариант: «с …. до особого распоряжения». В таком случае за три рабочих дня сотрудник должен получить уведомление, что его вызывают обратно на «очную» работу. Дата выхода должна быть отражена приказом («Экономисту Иванову А.А. с 15 апреля 2020 года приступить к исполнению своих трудовых обязанностей на территории работодателя … по адресу . »).

Если же указать точные временные рамки, то, возможно, понадобится еще одно дополнительное соглашение, чтобы продлить период дистанционной работы.

Важно! Сотрудников, которые откажутся писать заявление об удаленной работе, принуждать к ней нельзя. Если работодатель не может обеспечить им условия труда, прописанные в трудовом договоре, то он должен оплачивать им вынужденный простой по ставке 2/3 заработной платы. Допустим, в офисе ломают стены, 5 человек соглашаются взять работу «на дом», а 3 – нет. Последним придется платить две трети зарплаты. Вынуждать их взять отпуск за свой счет или настаивать на удаленке – опасно (возможны санкции со стороны трудинспекции, прокуратуры и суда).

Как оформить документы о переводе на удаленную работу?

В документообороте, связанном с удаленной работой, есть свои нюансы. Их нужно учитывать при оформлении перевода.

Как оформляется заявление работника о переводе на удаленную работу?

Заявление пишется собственноручно на имя руководителя организации. Ниже приводим образец формулировки, который можно использовать:

«Прошу разрешить мне выполнение моих трудовых обязанностей (трудовой договор №18 от 14 сентября 2009 года) дистанционно вне места нахождения ООО «Парус» с осуществлением взаимодействия посредством информационно-коммуникационных сетей общего пользования с 21 мая 2020 года».

Далее указывается – постоянно или на ограниченный промежуток времени.

Какие изменения необходимо внести в трудовой договор?

К действующему трудовому договору заключается дополнительное соглашение.

Местом заключения документа будет адрес компании, но указывается, что далее трудовые функции будут выполняться без присутствия на территории работодателя. Где будет работать сотрудник – не указывается. Не нужно писать, например, домашний адрес сотрудника в качестве места осуществления трудовых функций. Важно уточнить – полностью снимается обязанность присутствовать на стационарном рабочем месте на территории работодателя или частично (допустим, явка 2 раза в месяц по пятницам).

График работы можно оставить, как был. Если «удаленщики» с работодателем живут в разных часовых поясах, то уточняется – по какому времени указаны начало и конец рабочего дня.

В допсоглашении отмечается, что ответственность по охране труда удаленного сотрудника работодатель теперь несет только в части абзацев 17, 20 и 21 ч.2 ст. 212 ТК РФ.

Самое главное – подробно прописать способы взаимодействия:

• Виды связи (с номерами и адресами).
• Способ выдачи задания и получения результатов работы.
• Время нахождения на связи.
• Сроки реагирования.

Формы участия в командной работе (например, конференция в Скайпе или чат в мессенджере).

Важно! Если работодатель настаивает на использовании какой-либо платной программы для связи или работы, то он ее и оплачивает. Есть судебные прецеденты решения в пользу работников. В остальном п.3 статьи 312 ТК РФ относит вопросы обеспечения материально-техническими средствами к сфере добровольных договоренностей работника и работодателя.

В допсоглашении о переходе на удаленную работу нужно указать, каким образом будет осуществляться обмен документами об организации работы (заявления, приказы, больничные, уведомления). Закон позволяет делать это как в электронном виде, так и Почтой России в бумажном варианте. В том числе с 2020 года в электронном виде можно вести и трудовую книжку.

Как оформить приказ о переводе на удаленную работу?

Единой формы приказа не существует. Но так как Роструд в своих разъяснениях ссылается именно на допсоглашение к ТД, то можно как образец порекомендовать такую формулировку:

«… на основании личного заявления и достигнутого согласия (дополнительное соглашение №1 от 12 марта 2020 года к трудовому договору №158 от 16 сентября 2017 года) перевести на дистанционную работу с 12 марта 2020 года постоянно» (либо указать срок).

Советы для работодателей

• Прежде чем «удалять» сотрудников, побеседуйте и уточните их жизненные обстоятельства. Случай из практики: женщина написала заявление о переходе на удаленную работу на время эпидемии, обязуясь работать на домашнем компьютере. Затем выяснилось, что на «дистанционку» вывели ее мужа и детей.
• По возможности делайте переход поэтапным либо давайте несколько часов – день на обустройство рабочего места, наладку ПО и т.д.
• «Напрягите» службу техподдержки (если есть): далеко не все сотрудники разбираются в том, что «потянет» их компьютер, какие на нем программы. Через программу TeamViewer можно удаленно помочь им наладить ПО.
• Выдайте при необходимости нужное оборудование. Для этого достаточно оформить акт или простую расписку о получении.
• В абсолютном большинстве случаев для командной работы, электронного документооборота и эффективного взаимодействия достаточно простых и бесплатных средств: общая папка в облаке, документы на ГуглДиске, Skype, WhatsApp и тому подобные программы. Также можно использовать полезные программы для совместной работы и CRM-системы.
• Определите рациональный способ быстрой связи: часто удобнее не сразу набирать телефон сотрудника, а сбросить ему в мессенджере условный знак, подразумевающий, что ждете звонка от него в течение 10 минут.
• Контролируйте результаты (промежуточные и итоговые), а не процессы и условия их получения.

Помните – поддержку корпоративной культуры, командного духа, нематериальную мотивацию труда никто не отменял! Общение, поощрение, вдохновение, «фирменный» юмор, обратная связь уместны (и очень нужны!) на удаленке!

В этой статье мы разобрались, как можно перевести сотрудника на удаленную работу, какие документы при этом необходимо оформить. Как видите, в законодательстве есть нюансы, которые важно учитывать. Данная статья поможет правильно подготовить все документы и адаптировать процессы в компании.

Переводим сотрудников на удаленную работу: инструкция-2020

16 марта Минтруда России разместило на своем сайте Методические рекомендации по режиму труда органов государственной власти , местного самоуправления и организаций с участием государства в связи с форс-мажорной ситуацией с распространением китайского вируса.

Содержание

Руководству бюджетных организаций и госкомпаний рекомендуют по возможности перевести сотрудников на удаленную работу. Для дежурного персонала предлагается ввести гибкий график, чтобы люди как можно меньше пересекались между собой.

С 17 марта дистанционно стали работать и сотрудники АБиУС. Мы перевели Академию на удаленную работу всего за сутки, хотя коллектив достаточно большой. В статье специалистам по кадрам расскажем, как правильно перевести работников на удаленку и ничего не забыть.

Какие отделы можно перевести на удаленную работу?

Придя сегодня в кабинет, вы узнали, что от начальника поступило распоряжение – организовать перевод сотрудников на дистанционную работу. Если у вас в коллективе человек 5, это не так страшно. Но когда в штате 70-100 специалистов, работа предстоит большая. Итак, с чего начать?

Для начала составьте список сотрудников, которых планируется переводить на удаленную работу. Как правило, первыми в организации на дистант уходят программисты, административный персонал, служба поддержки. Удаленно, но не менее эффективно может работать руководство, бухгалтерия и другие сотрудники, которые пользуются системой электронного документооборота. На рабочих местах оставьте только дежурный персонал.

Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ

Дистанционная работа персонала регулируется гл. 49.1. ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

Для того, чтобы перевести коллектив на удаленный режим, вам понадобятся:

• протокол общего собрания трудового коллектива
• приказ о переводе сотрудников на удаленную работу
• заявления от сотрудников о переходе на удаленку
• дополнительные соглашения к основному трудовому договору

Начать стоит с проведения общего собрания сотрудников, на котором оповестить коллектив о новом порядке работы. По его итогам готовится протокол о общего собрания трудового коллектива.

Затем готовится приказ по организации о переводе сотрудников на удаленную работу. В приказе важно указать, на какой период, почему и зачем сотрудников переводят на дистант, какие меры предпринимает работодатель для защиты своих работников в связи со сложившейся ситуацией. В Академии мы установили срок действия удаленного режима – 1 месяц, пока не пройдет угроза распространения вируса.

Все сотрудники должны написать заявления о переходе на удаленную работу. В заявлении указывается, с какого числа сотрудник планирует начать работать удаленно, его должность. Вы можете использовать такой образец:

О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу

Завершающим шагом подготовки кадровой документации является разработка и подписание с сотрудниками допсоглашений к основному трудовому договору.

Причина изменений условий трудового договора

Не забудьте указать в нем причину изменения условий трудового договора. В текущих обстоятельствах – угрозу распространения в России опасной вирусной инфекции и стремление защитить здоровье работников.

Место работы

В дополнительном соглашении отражается изменение места работы сотрудника – вне места нахождения работодателя, его обособленного структурного подразделения. То есть вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя.

Режим работы

Режим работы будет зависеть от условий основного трудового договора и решения руководства организации. Например, в Академии мы оставили стандартный 8-часовой рабочий день. Но может быть разработан и гибкий график, в рамках Методических рекомендаций Минтруда России , и индивидуальные режимы работы сотрудников, если имеется такая необходимость.

Охрана труда

Поскольку речь идет о дистанционной работе, в дополнительном соглашении следует отметить, что исполнение работодателем обязанностей по обеспечению безопасных условий и охраны труда исполняются им только в части п. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а также ознакомления работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Материальные ценности

Если на период удаленной работы сотруднику были переданы какие-то материальные ценности, например, ноутбук, они тоже отражаются в допсоглашении. Дополнительно должен быть оформлен акт приема-передачи материальных ценностей в 2 экземплярах. Если в вашей организации нет специально утвержденной формы акта, возьмите любой образец, например, этот:

Средства связи

В допсоглашении указываются средства связи с сотрудником, обмена информацией и документацией, например, электронная почта, Skype и т.д. Если у вашей организации есть особые требования в части защиты информации, пропишите и это. Укажите, как сотрудник будет предоставлять документы в бумажном виде, если без этого не обойтись.

Контроль

Отдельным пунктом допсоглашения может быть порядок контроля работника на удаленном рабочем месте. Например, его обязанность отвечать на звонки или сообщения в определенные сроки, присылать отчеты, быть на связи в конкретные часы, вовремя выходить в общие видеоконференции и рабочие чаты и т.д.

Когда вы подготовите все указанные документы, 90% необходимой работы будет выполнено. Дальше остается только поддержка и контроль сотрудников, пока они работают дистанционно.

Требования к рабочему месту удаленного сотрудника

Работодатель не обязан непосредственно заниматься организацией и обустройством дистанционного рабочего места. Но если руководитель организации заинтересован в том, чтобы эффективность сотрудников не падала из-за изменения места работы, важно проверить, все ли есть у работника для ее продуктивного выполнения. Например, имеется ли у него дома стабильный доступ к Интернету, подходящий для работы компьютер, нужное программное обеспечение и средства связи, наушники, микрофон и так далее.

Если таких средств нет, следует принять меры к обеспечению работника всем необходимым. Например, многие сотрудники АБиУС по акту приема-передачи материальных ценностей забрали домой рабочие ноутбуки.

Если сотруднику нужна помощь в установке программного обеспечения или устранении технических неполадок, можно установить на его компьютер TeamViewer. С помощью этой программы служба технической поддержки сможет удаленно и быстро решить его проблемы.

Как контролировать работу удаленных сотрудников

Табели

Учет рабочего времени удаленных сотрудников ведется также, как и присутствующих в офисе. В АБиУС руководители структурных подразделений ежедневно заполняют табели учета рабочего времени и ежемесячно предоставляют их специалисту по кадрам для составления сводного табеля. В табеле проставляется стандартный 8-часовой рабочий день.

Следить за работой удаленного сотрудника в течение дня можно, установив на его компьютер программу Radmin или Hubstaff. Они позволяют отслеживать экран персонального компьютера или ноутбука сотрудника в реальном времени.

Собрания

Чтобы удаленные работники не расслаблялись или не чувствовали себя покинутыми, важно проводить регулярные конференции, созвоны и встречи онлайн. Как устраивать собрания для удаленных сотрудников? Для этого существуют многообразные технические решения: внутренние чаты и сервисы организации, Skype , Zoom , Telegram , даже WhatsApp подойдет.

Отчеты

Важно продумать организацию текущих отчетов сотрудников по выполненным задачам. Это могут быть мини-отчеты, которые отправляет в конце дня сотрудник руководителю структурного подразделения, краткие планерки через Skype , Zoom или другие программы видеоконференций, заполнение общей формы отчета в облаке, например, в Google Docs.

Психологические особенности удаленной работы

При переводе сотрудников на дистант вы можете столкнуться не только с организационными вопросами, но и необходимостью психологической поддержки работников.

Например, человек всю жизнь работал в коллективе, ему не хватает общения с коллегами. Когда нужно задать какой-то вопрос или быстро решить задачу, он теряется и не сразу понимает, какое техническое средство использовать для связи с нужным человеком, передачи информации. Это порождает стресс и дискомфорт, а затем и снижение продуктивности.

У кого-то из ваших коллег могут быть не очень подходящие условия для работы дома: маленькие дети, собака, шумные родственники или соседи. Кто-то просто не может дисциплинироваться и заставить себя трудиться в прежнем темпе.

Тут поможет составление памяток для родственников удаленных сотрудников, более плотный контроль их деятельности, обучение по использованию технических средств, организационные собрания, а иногда и предоставление альтернативного помещения для работы.

Медики обещают, как только температура воздуха поднимется до +25, вирус начнет погибать и эпидемия пойдет на спад. Весна наступает полным ходом, осталось продержаться совсем немного. Продуктивной удаленной работы вам и вашим коллегам! Будьте здоровы!

Напишите нам в комментариях, работаете вы в офисе или удаленно. И как вообще относитесь к удаленке?